Excel新手常犯的错误,你中招了吗?

今天我把自己学习excel时曾经踩过的坑,还有解答别人的excel问题时发现的错误,总结出了5点excel初学者最容易犯的错误,并附上正确的教程,希望能对你有所帮助。
一、盲目合并单元格
有很多小伙伴非常喜欢合并单元格,一看到有连续、重复的数据就简单粗暴地合并单元格。美其名曰:好看!
但是合并单元格对后续的数据处理来说,简直是这个恶梦,会影响到排序、筛选操作,更不用说进行函数汇总计算或者数据透视表了。
【解决办法】:如果遇到有合并单元格的数据源,可以运用excel中的查找功能来取消合并单元格。
步骤:【查找】---【格式】---【对齐】----勾选【合并单元格】---【合并单元格】----【取消合并单元格】。
在这里建议小伙伴们:纵向单元格尽量不合并,横向单元格可以使用跨列居中的对齐方式优化显示效果
二、单元格包含数据和单位
数值、单位混合,这可能是大部份小伙伴曾经做过的,把数值和单位输入在同一个单元格里。最常见的,就是给金额画蛇添足加上单位,比如万、元等等。
后面你会发现,录数的数据无法实现数字筛选、比较大小、无法计算,用函数公式结果出错了。
【解决办法】:
1、遇到数据和单位在同一个单元格的情况,可以使用【分列】功能,把数据和单位实现分隔开。
2、如果一定要在数字后面显示单位,通过设置单元格格式就可以了。
三、数据区域有断层
“断层”指的是数据区域中有一行(列)或多行(列)内容为空。
确切的说,这个不能称之为错误,而是一种不好的数据管理习惯。这个习惯容易造成错误的结果。带空行的数据,无法进行分类汇总和数据透视表汇总。
【解决办法】:批量删除空行。【定位】-选择【空值】---批量删除空行。
清除了数据区域的断层,我们在进行排序或筛选时,只需要选中区域中一个单元格,excel 将选择区域自动扩展到整个数据区域,无需手动选择,提高了效率。
四、文字中含有空格
回想一下,你是不是也为了让两个字的名字显得对齐好看,硬是用空格把两个字隔开,撑成三个字的效果,对不对?
但是后来发现,你在查找的时候,搜不出名字了。
【解决办法】:通过更改水平对齐的方式,选择【分散对齐】。既快捷,又美观。
五、输入不规范的日期格式
在excel中输入日期,正确的日期间隔符号可以是“/”和“-”两种,例如“2018/10/16”或“2018-10-16”
很多小伙伴习惯写成:“2018.10.16”或是“20181016”,来表示2018年10月16日,这样的内容无法被excel识别为日期。如果要进行日期的计算,excel会当成普通文本进行处理,运算结果出现错误。只有前期基础数据规范了,在后期汇总分析时才能事半功倍。
【解决办法】:如果录了不规范的日期,不需要再重新输入,只需要运用excel的【分列】功能,就能可以快速转化成规范的日期格式。
对于excle初学者来说,前期养成良好的操作习惯,基础数据做规范了,在后期汇总分析时就可以做到游刃有余,否则就会重复很多不必要的工作,只能哼哧哼哧地加班了。
以上列举的五个初学者避免的错误,你中招了吗?
作者:小螃谢
链接:/p/c95959760959


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